Warum wir den digitalen Wandel angegangen sind – und was unser Team davon hat
Wir sind überzeugt: Die Zukunft im Handwerk lässt sich nicht mit Papierordnern gestalten. Als moderner Betrieb, der täglich auf Baustellen unterwegs ist, Kunden betreut und Projekte effizient abwickeln muss, brauchen wir Werkzeuge, die diesen Anspruch unterstützen – nicht ausbremsen. Deshalb haben wir uns entschieden, unseren Betrieb Schritt für Schritt zu digitalisieren. Nicht, weil es ein Trend ist. Sondern weil wir den Arbeitsalltag für unser gesamtes Team spürbar verbessern wollten – klarer, schneller, verlässlicher. Unterstützt wurden wir auf diesem Weg von der Skalice GmbH, die uns mit viel Erfahrung, einem strukturierten Vorgehen und praxisnahen Lösungen begleitet hat.
Der Ausgangspunkt: viel Papier
Bevor wir uns für die Umstellung entschieden haben, war unser Alltag von vielen kleinen Medienwechseln geprägt – ohne dass wir es sofort als Problem wahrgenommen haben. Arbeitszeiten wurden auf Zettel geschrieben, Baustellenfotos mit dem privaten Handy gemacht, Informationen telefonisch durchgegeben und später in der Verwaltung noch einmal händisch eingetragen. Manche Abläufe liefen schon am Rechner, andere ausschließlich auf Papier. Das führte dazu, dass Daten an mehreren Stellen auftauchten, teilweise doppelt erfasst oder gar vergessen wurden. Gerade bei mehreren parallelen Projekten war es schwer, den Überblick zu behalten. Immer wieder kam es zu Rückfragen, Missverständnissen oder unnötigen Verzögerungen – beim Material, bei der Abrechnung oder bei der internen Abstimmung.
Der Entschluss: digitaler arbeiten – und zwar so, dass es für alle passt
Gemeinsam mit der Skalice GmbH haben wir zunächst unsere bestehenden Abläufe analysiert. Was funktioniert gut? Wo entstehen unnötige Umwege? Und was wünschen sich unsere Mitarbeitenden? Schnell wurde deutlich, dass wir kein Hightech-System brauchen, sondern eine praxisnahe Lösung, die unseren Betrieb als Ganzes entlastet. Unser Ziel war es, Informationen dort zu erfassen, wo sie entstehen – direkt auf der Baustelle oder im Büro – und sie dann zentral zur Verfügung zu haben. So sollten Arbeitszeiten, Berichte, Fotos oder Kundendaten ohne Zeitverlust und ohne doppelte Eingabe verarbeitet werden können.
Die Vorteile lagen auf der Hand: weniger Papierkram, mehr Klarheit im Tagesgeschäft, kürzere Wege zwischen Innen- und Außendienst. Damit das alles funktioniert, mussten wir sowohl technische Lösungen finden als auch unsere Arbeitsweise anpassen. Der Schlüssel dabei: alle mitnehmen, niemanden überfordern.
Die Umsetzung: einfache Mittel, große Wirkung
Bevor wir neue Technik eingeführt haben, ging es uns zunächst darum, grundlegende Voraussetzungen für eine einheitliche digitale Arbeitsweise zu schaffen. Ein erster wichtiger Schritt war es, gemeinsam mit unseren Mitarbeitenden klare und einheitliche Bezeichnungen für Produkte und Werkzeuge zu entwickeln. Nur so konnte sichergestellt werden, dass alle vom Gleichen sprechen – egal ob auf der Baustelle, im Lager oder in der Disposition.
Parallel dazu wurden unsere Mitarbeitenden umfassend geschult. Niemand wurde mit der neuen Technik allein gelassen. Gemeinsam mit Skalice haben wir praxisnahe Schulungen organisiert, Fragen geklärt und die Umsetzung im Arbeitsalltag aktiv begleitet. Die Bereitschaft im Team war groß – auch, weil die Vorteile früh spürbar wurden.
Erst nachdem diese Grundlagen geschaffen waren, haben wir unsere Monteure mit Tablets ausgestattet. Diese ermöglichen es, direkt vor Ort auf alle relevanten Informationen zuzugreifen und selbst Daten einzugeben – etwa Arbeitszeiten, Notizen oder Fotos vom Baufortschritt. Der große Vorteil: Niemand muss später im Büro rekonstruieren, was wann passiert ist. Alle Informationen sind aktuell, präzise und zentral gespeichert.
Zeitgleich haben wir im Büro digitale Zeiterfassungssysteme eingeführt. Beginn und Ende der Arbeitstage lassen sich damit einfach dokumentieren – ganz ohne händische Zettelwirtschaft.
Auch unsere Kundendaten werden nun zentral gepflegt. Das sorgt dafür, dass alle Beteiligten – von der Disposition über das Lager bis zur Baustelle – immer auf dem gleichen Stand sind. Das spart Rückfragen, verbessert die Abstimmung und schafft mehr Transparenz. Änderungen, Wartungstermine oder Rückmeldungen können direkt im System hinterlegt werden. So geht nichts mehr verloren, und jeder weiß, was zu tun ist.
Was wir heute anders – und besser – machen
Die Umstellung auf digitale Abläufe hat unseren Betrieb spürbar verändert. Heute wissen wir schneller, was auf den Baustellen passiert, wo etwas fehlt, welche Arbeiten abgeschlossen sind oder welche Rückfragen beim Kunden offen sind. Rechnungen können zeitnah erstellt werden, weil alle Daten sofort vollständig vorliegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch unseren Service. Wir wirken professioneller nach außen – und arbeiten effizienter im Inneren.
Auch für unsere Mitarbeitenden hat sich vieles verbessert. Der Alltag ist strukturierter, die Aufgaben sind klarer, die Wege kürzer. Niemand muss mehr auf Zetteln nachtragen, was am Vormittag passiert ist. Stattdessen wird direkt gearbeitet – mit den richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. Das sorgt für mehr Zufriedenheit im Team – und reduziert den alltäglichen Stress.
Fazit: Der Aufwand hat sich gelohnt – für uns alle
Die Umstellung war kein Selbstläufer. Es brauchte Zeit, Geduld und auch die Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen. Doch wir können heute mit Überzeugung sagen: Es hat sich gelohnt. Unsere Abläufe sind klarer, unser Betrieb ist besser organisiert, und unser Team arbeitet entspannter und zielgerichteter. Wir danken der Skalice GmbH für die hervorragende Begleitung auf diesem Weg – vom ersten Konzept bis zur Umsetzung im Alltag.
Und wir wissen: Das war erst der Anfang. Die Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wir freuen uns auf die nächsten Schritte – und auf eine Zukunft, in der Handwerk und moderne Arbeitsweise ganz selbstverständlich zusammengehören.
